Đồng bộ đơn hàng từ WooCommerce lên Google Sheet là một giải pháp hiệu quả để quản lý dữ liệu đơn hàng một cách trực quan, tiện lợi và dễ dàng chia sẻ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Zubi, giúp bạn thực hiện việc đồng bộ hóa này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Lợi ích của việc đồng bộ đơn hàng WooCommerce lên Google Sheet

1. Quản lý dễ dàng: Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, không cần truy cập vào quản trị WooCommerce.
2. Tiết kiệm thời gian: Tự động cập nhật đơn hàng mới mà không cần nhập liệu thủ công.
3. Tăng hiệu quả làm việc nhóm: Dữ liệu được chia sẻ dễ dàng với các thành viên trong đội ngũ.
4. Phân tích dữ liệu: Google Sheet cung cấp các công cụ phân tích trực quan như biểu đồ, bộ lọc.

Chuẩn bị trước khi đồng bộ

1. Trang web WooCommerce hoạt động ổn định: Đảm bảo WooCommerce của bạn được cài đặt và hoạt động bình thường.
2. Tài khoản Google: Bạn cần một tài khoản Google để sử dụng Google Sheet.

Hướng dẫn cách đồng bộ đơn hàng WooCommerce lên Google Sheet

Tạo REST API trong WooCommerce

Bạn cần tạo một REST API để cho phép đọc/ghi dữ liệu WooCommerce như đơn hàng, sản phẩm, mã giảm giá, địa chỉ giao hàng,..

Cách tạo một REST API trong WooCommerce như sau:

1. Truy cập vào menu WooCommerce -> Cài đặt -> Nâng cao
2. Chọn tab REST API và nhấp vào Tạo một khóa API
3. Đặt tên cho API và chọn tài khoản có quyền quản trị API này. Cùng với đó bạn chọn lại quyền đọc/ghi cho API. Sau đó ấn vào Tạo mã API.
4. Sau khi tạo xong, bạn sẽ nhận được 3 giá trị bao gồm: Mã khách hàng, Mã bí mật khách hàng và mã QRCode.

Lưu ý: Bạn cần lưu các mã này lại trước khi đóng hoặc chuyển trang khác. Vì mã sẽ bị ẩn và bạn sẽ không lấy được nữa ngoài cách tạo API mới.

Như vậy là bạn đã tạo xong một khóa REST API trong Woocommerce rồi đó. Tiếp theo, chúng ta chuyển sang thiết lập trang Google Sheet.

Tạo file Google Sheet quản lý đơn hàng

Để file Google Sheet có thể quản lý đơn hàng đồng bộ từ Woocommerce bạn cần thiết lập đoạn mã lệnh để chạy chương trình. Tuy nhiên, để đơn giản cho bạn thì mình đã tạo sẵn 1 file Google Sheet. Bạn chỉ cần tạo bản sao file Google Sheet dưới đây về tài khoản của bạn là xong.

File Google Sheet:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ZXyAzAe_oeHlTPwfZXAOuDOq0u2lneyBGyPc7xnVK0o/edit?usp=sharing

Bạn mở file trên ra, sau đó truy cập menu Tệp -> Tạo bản sao để lưu về tài khoản của bạn.

Thiết lập đồng bộ đơn hàng lên Google Sheet

Sau khi đã tạo được một REST API và có được file Google Sheet để quản lý đơn hàng thì bạn tiến hành thiết lập như sau để đồng bộ đơn từ Woo lên Google Sheet.

Bạn mở file Google Sheet vừa tạo ở trên lên, sau đó điền vào 4 mục: Store URL, Cutomer Key, Customer Secret, Date như hình dưới.

Trong đó:

• Store URL: Điền vào link trang chủ của web (có chứa https)
• Cutomer Key: Điền vào Mã khách hàng tạo được ở bước tạo mã API
• Customer Secret: Điền vào Mã bí mật khách hàng đã tạo ở trên
• Date: Điền vào ngày bạn muốn bắt đầu đồng bộ đơn hàng. Điền theo định dạng yyyy-mm-dd. Ví dụ bạn điền là 2021-01-31 thì công cụ sẽ đồng bộ đơn hàng từ ngày 31-01-2021 đến nay.

Như vậy bạn đã thiết lập xong. Bây giờ bạn hãy tiến hành đồng bộ thủ công bằng cách ấn vào nút SYNC ORDERS trong file Google Sheet.

Ngay sau khi click vào, một thông báo Đang chạy tập lệnh hiện lên. Bạn chờ một lúc, Google Sheet sẽ yêu cầu bạn cấp quyền thì bạn ấn vào Tiếp tục.

Một cửa sổ mở lên, bạn chọn vào tài khoản muốn cấp quyền như trong hình.

Tiếp theo, bạn ấn vào mục Nâng cao để hiển thị tùy chọn thêm. Sau đó click vào Đi tới Woocommerce-Googlesheets integration để cấp quyền.

Cuối cùng, click vào Cho phép để hoàn tất.

Bây giờ, bạn quay lại bảng tính Google đã thấy đơn hàng được đồng bộ lên rồi đó.

Đồng bộ đơn hàng lên Google Sheet nâng cao

Lời kết

Trên đây mình đã hướng dẫn bạn cách đồng bộ đơn hàng lên Google Sheet cho web bán hàng dùng Woocommerce. Các bước thực hiện rất đơn giản là bạn đã có thể chia sẻ thông tin quản lý đơn hàng cho toàn bộ nhân viên biết để quản lý rồi.